Die E-Rechnung wird zur Grundlage des Meldesystems

ViDA soll das Mehrwertsteuersystem in der Europäischen Union modernisieren. Zu den Zielen gehören harmonisierte digitale Meldepflichten, eine stärkere Nutzung elektronischer Rechnungen bei grenzüberschreitenden Umsätzen und eine zeitnahe Bereitstellung steuerlich relevanter Transaktionsdaten. Das deutsche Meldesystem soll auf diesen europäischen Rahmen anschlussfähig sein. (siehe VeR, „Digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer in Deutschland“)

Der entscheidende Punkt ist: Es geht nicht darum, einen zusätzlichen Prozess neben der E-Rechnung zu schaffen. Die benötigten Meldedaten sollen möglichst direkt aus den bereits strukturiert vorliegenden Rechnungsdaten gewonnen und transaktionsnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) beschreibt dieses Prinzip als „Einmal erzeugen, mehrfach nutzen“.

Damit verändert sich die bisherige Prozesslogik. Steuerliches Reporting erfolgt nicht erst nachgelagert auf Basis separat aufbereiteter Daten. Es wird stärker in den operativen Rechnungsprozess integriert. Gute Datenqualität, eindeutige Verantwortlichkeiten und durchgängige Schnittstellen werden dadurch unmittelbar relevant für die Regelkonformität.

Drei Kernbotschaften aus dem VeR-Strategiepapier

Das Strategiepapier des Verbands elektronische Rechnung zum Meldesystem ordnet die Entwicklung nicht nur regulatorisch, sondern auch aus Prozess- und Technologiesicht ein. Drei Aussagen sind für Organisationen besonders wichtig:

Europäische Anschlussfähigkeit verhindert neue Insellösungen.
Der VeR empfiehlt eine interoperable Umsetzung auf Basis etablierter Standards wie EN 16931 und vorhandener Netzwerke wie Peppol. Nationale Sonderwege könnten dagegen zusätzliche Anbindungen und spätere Systembrüche verursachen.
Automatisierung entsteht durch gemeinsame Prozesse.
Werden E-Rechnung und Meldung technisch sowie fachlich zusammengeführt, kann zusätzliches manuelles Reporting reduziert werden. Das schafft die Voraussetzung für weniger Übertragungsfehler, geringere steuerliche Risiken und eine höhere Planungssicherheit.
Vorhandene Infrastruktur kann weiterentwickelt werden.
Strukturierte Rechnungsformate, ERP- und Buchhaltungssysteme, Plattformen sowie Netzwerke wie Peppol bestehen bereits. Das Meldesystem bedeutet deshalb nicht zwingend einen vollständigen Neuanfang. Es erweitert vorhandene digitale Rechnungsprozesse um die Übermittlung steuerlich relevanter Daten.

Warum die strategische Perspektive jetzt wichtig wird

Viele Organisationen haben ihre E-Rechnungsprojekte zunächst auf den gesetzeskonformen Empfang oder Versand ausgerichtet. Der nächste Schritt ist, diese Einzelmaßnahmen in ein übergreifendes Zielbild zu überführen. Dabei geht es nicht allein um ein bestimmtes Datenformat, sondern um das Zusammenspiel von ERP, Beschaffung, Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchhaltung, Archivierung und künftigem Steuerreporting.

Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb nicht in der Erzeugung einer strukturierten Rechnungsdatei. Sie liegt in gewachsenen Systemlandschaften, manuellen Freigaben, uneinheitlichen Stammdaten und fehlenden Verbindungen zwischen Einkauf, Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Archivierung. Die E-Rechnung kann zum verbindenden Datenelement dieser Prozesskette werden. Voraussetzung ist jedoch, dass Organisationen nicht nur einzelne Arbeitsschritte digitalisieren, sondern den Rechnungsprozess durchgängig gestalten.

Am Beispiel des Rechnungsausgangs wird deutlich, wie stark die geeignete Lösung von der vorhandenen Systemarchitektur, dem Entstehungsort der Rechnungsdaten und den benötigten Prozessen abhängt. Welche Möglichkeiten sich dafür in SAP-Landschaften bieten, zeigt unser Blogartikel „E-Rechnungen aus SAP versenden: Welcher Lösungsweg passt zu Ihrem Unternehmen?“.

Für die strategische Ebene stellt sich darauf aufbauend eine weiterführende Frage: Ist die aktuelle Prozess- und Systemlandschaft so gestaltet, dass sich zusätzliche Meldeanforderungen integrieren lassen, ohne neue manuelle Arbeitsschritte oder parallele Lösungen zu erzeugen?

Unterschiedliche Branchen, gemeinsame Handlungsfelder

Bei Energieversorgungsunternehmen treffen E-Rechnungsanforderungen auf komplexe Abrechnungsmodelle, umfangreiche Stammdaten und branchenspezifische Informationen. Das VeR-Strategiepapier weist beispielsweise darauf hin, dass variable Tarife und Messwerte nicht immer vollständig innerhalb standardisierter Rechnungsstrukturen abgebildet werden können. Entscheidend ist daher, regulatorisch erforderliche Daten und fachlich benötigte Datentiefe miteinander zu verbinden.

Öffentliche Verwaltungen stehen vor der Aufgabe, Rechnungsprozesse über verschiedene Fachbereiche und Zuständigkeiten hinweg zu standardisieren. Für sie bietet die Verbindung von E-Rechnung und Meldesystem die Chance, Datenerfassung, Prüfung und Reporting enger zusammenzuführen. Voraussetzung dafür sind klare Governance-Regeln, ein definierter Meldedatenumfang sowie transparente Validierungs- und Fehlerprozesse.

Hochschulen und Forschungseinrichtungen müssen die E-Rechnung in besonders vielfältige Finanz- und Verwaltungsprozesse integrieren. Rechnungen können unter anderem Beschaffungsvorgänge, Forschungsprojekte, Drittmittel oder wirtschaftliche Tätigkeiten betreffen und treffen häufig auf dezentrale Zuständigkeiten sowie heterogene IT-Landschaften. Entscheidend ist daher, strukturierte Rechnungsdaten durchgängig mit ERP-Systemen, Fachverfahren, digitalen Workflows und der revisionssicheren Archivierung zu verbinden. So lassen sich nicht nur Rechnungen effizienter bearbeiten, sondern auch die Datenqualität und Nachvollziehbarkeit für nachgelagerte Steuer- und Meldeprozesse verbessern.

Unsere Empfehlung: E-Rechnung als Transformationsprogramm steuern

Aus unserer Sicht sollten Organisationen ViDA nicht als isoliertes Steuer- oder IT-Projekt behandeln. Sinnvoll ist ein gemeinsames Zielbild von Management, IT, Finanzbereich, Einkauf und betroffenen Fachabteilungen.

Im ersten Schritt sollte geklärt werden, wo Rechnungs- und Steuerdaten entstehen, welche manuellen Übergaben bestehen und wie belastbar Stammdaten, Validierungen und Schnittstellen bereits sind. Darauf aufbauend lässt sich eine Roadmap entwickeln, die regulatorische Anforderungen mit konkreten Prozessverbesserungen verbindet. Dazu gehören auch Verantwortlichkeiten für Datenqualität, dokumentierte Fehlerbehandlung, Auditfähigkeit und die Weiterentwicklung der Integrationsarchitektur.

GISA unterstützt Unternehmen und Institutionen dabei, bestehende Rechnungsprozesse zu analysieren, Lösungen in ERP-, DMS- und Workflow-Landschaften zu integrieren und Empfang, Verarbeitung sowie Versand elektronischer Rechnungen durchgängig zu gestalten. Unsere modular aufgebaute GISA eInvoice Solution deckt unterschiedliche Teilprozesse ab und lässt sich an vorhandene Systemlandschaften anbinden.

Erfahren Sie auf unserer Webseite zur E-Rechnung, wie Sie aus einzelnen Compliance-Maßnahmen eine tragfähige E-Rechnungs- und Prozessstrategie entwickeln können.

Häufige Fragen zu ViDA und E-Rechnung

Was bedeutet ViDA?

ViDA steht für „VAT in the Digital Age“. Die Initiative der Europäischen Union soll das Mehrwertsteuersystem modernisieren und umfasst unter anderem digitale Meldepflichten sowie die stärkere Nutzung elektronischer Rechnungen bei grenzüberschreitenden Umsätzen.

Welche Rolle spielt die E-Rechnung im Meldesystem?

Die strukturierte E-Rechnung soll als Datenbasis dienen. Steuerlich relevante Informationen können daraus automatisiert gewonnen und an die Finanzverwaltung übermittelt werden, statt sie in einem separaten Prozess erneut aufzubereiten.

Warum geht es bei ViDA und E-Rechnung um mehr als Compliance?

Die regulatorischen Vorgaben sind nur ein Teil der Entwicklung. Werden strukturierte Rechnungsdaten durchgängig in ERP-, Finanz- und Verwaltungsprozesse integriert, können Meldungen stärker automatisiert, manuelle Übertragungen reduziert und Daten mehrfach genutzt werden. ViDA und E-Rechnung werden damit zu einem Impuls für die Weiterentwicklung der gesamten Prozess- und Systemlandschaft.

Warum sollten Organisationen bereits heute handeln?

Die Vorbereitung betrifft nicht nur die technische Rechnungsübermittlung. Datenqualität, Verantwortlichkeiten, Systemintegration und durchgängige Prozesse benötigen ein gemeinsames Zielbild. Wer diese Themen frühzeitig zusammenführt, kann spätere Parallelstrukturen und zusätzliche manuelle Arbeit vermeiden. Mit der ganzheitlichen Digitalisierung des Rechnungsprozesses sparen Organisationen Zeit und Kosten bei der Umsetzung der digitalen Geschäftsprozesse. So haben die Ergebnisse der Analysen der Billentis-Studie 2025 ergeben, dass mit der Digitalisierung der Rechnungsprozesse die Kosten um 60 – 80 % reduziert werden können.

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