God mediehåndtering er krevende også i det daglige arbeidet. Det blir enda mer krevende i krise. Samtidig er mediedekningen i stor grad avgjørende for hvordan både din egen organisasjon og omverdenen oppfatter din håndtering av krisen.

Enhver hendelse vil kunne førte til ulike oppfatninger av hva som har hendt. Fortolkningen av oppfatningen vil kunne utløse en adferd, frykt eller avsky. Men de færreste er selv vitne til hendelsen. De får informasjon om den gjennom tradisjonelle media og i stadig større grad sosiale medier. Hvordan hendelsen fremstilles, og eventuelt hvordan du og din virksomhet beskrives å håndterer den, er det som styrer deres oppfatning. Den fortolker den informasjonen og det leder i sin tur til en adferd. I ytterste konsekvens kan det være reaksjoner som boikott, demonstrasjoner, og ekstreme tilfeller har vi sett opptøyer. Det er heldigvis ikke så ofte vi får de mest ekstreme reaksjonene, men det er ikke lenge siden vi hadde en stor boikott av Freia sjokolade på grunn av bruk av palmeolje i sjokolade-produktene.

Din viktigste kanal

God mediehåndtering er med andre ord viktig. Ved store hendelser kan media i tillegg være den viktigste informasjonskanalen du har til rådighet. De kan raskt nå ut med informasjon til store grupper på grunn av sin store rekkevidde. Det er derfor viktig å samarbeide godt med media, være tilgjengelig og legge forholdene til rette for at journalistene får gjøre jobben sin best mulig. Samtidig er det viktig å være klar over at media ikke nødvendigvis har samme agenda som deg. Nyheter er underholdning, og dramatikk selger. Medias rolle består dessuten i å forenkle og det er sjelden mulighet for detaljerte forklaringer.

Sosiale medier har i tillegg gitt nye utfordringer. Her er det ingen redaktørplakat som og pressefaglige vurderinger som begrenser hva som legges ut. Nyheter sprer seg fort i dagens globale virkelighet, enten de er riktige eller ikke. Behovet for å være først på banen med korrekt informasjon, er derfor enda større nå.

Les også: Hvordan bruke sosiale medier i krisesituasjoner? – F24

For å lykkes med krisehåndteringen er det derfor viktig ikke bare å kunne håndtere hendelsen riktig, men også å informere om hva du gjør for å håndtere den.

Maler og sjekklister for informasjonsarbeid

Vi i F24 Nordics vet at mange virksomheter har utfordringer med kommunikasjon og PR når en hendelse inntreffer. Vi vet også at en situasjon aldri er så ille at ikke dårlig mediehåndtering kan gjøre det verre!

Derfor har vi satt sammen et dokument med noen ferdige maler for informasjonshåndtering og pressearbeid, inklusive ferdige sjekklister for hvordan du skal håndtere mediehenvendelser og planlegge informasjonsaktiviteter.

Les mer og last ned gratis maler

Budskapsutforming under stress

Stress er en naturlig reaksjon i kriser. Stress har sammenheng med frykt for hva mer som kan gå galt i situasjonen, og for personlig eller profesjonelt ikke å kunne mestre krisen. Media kan med rette oppleves særlig skremmende fordi de vil synliggjøre feil. Alle vil ha informasjon omgående, og det å ikke håndtere informasjonssituasjonen profesjonelt vil i seg selv fremheves som en feil.

Som informasjonsansvarlig vil du raskt oppleve at du i en tidlig fase av en krise vil ha et ufullstendig beslutnings-grunnlag. Det er begrenset med muligheter for diskusjoner, samtidig som du har behov for raske avgjørelser.

Det største problemet i den innledende fasen er ofte den interne informasjonsflyten og –kontrollen. Hva er fakta? Hva kan vi gå ut med? I denne fasen opplever du gjerne manglende rapportering om hendelsen. Hvis du heller ikke har gode rutiner på plass for informasjonsinnhenting og -distribusjon, blir oppgaven vanskelig.

Betydningen av øvelser

Skal du lykkes med mediehåndteringen ved en større, kritisk hendelse må du derfor øve på forhånd, og ha forberedt gode rutiner for intern informasjonsflyt og -kontroll. Derfor vil en ren medietrening har begrenset verdi. Utfordringene ligger jo ofte i den interne informasjonsflyten. Problemet er ikke i hvordan du skal snakke til media, men hva du skal si.

Last ned: E-bok: Øvelser og trening – F24

Det kan derfor være fornuftig å sette opp en serie ulike øvelser. Enkle skrivebords-øvelser med bruk av video-opptak kan trene deg i intervjuteknikk, budskapsutforming og opptreden. Deretter kan du arrangere en utvidet øvelse der intern informasjonsflyt, informasjonskontroll og kapasitet kan øves.

Først etter at dette er på plass, er tiden kommet for mer omfattende øvelser der du også kan trekke inn medarbeidere som kan spille «journalister» som kan vurdere/evaluere budskap og kommunikasjon. Avslutningsvis legger du inn mediehåndtering som et element i virksomhetens beredskapsøvelser, der scenarioet også inneholder utfordringer for den kommunikasjonsansvarlige.

Ønsker du å vite mer om hvordan CIM kan være en støtte i mediearbeidet, ta kontakt med oss!

Gratis e-bøker

Synes du det er vanskelig å komme i gang med ROS-analyse og beredskapsplanlegging, eller har du behov for å vite mer om hvordan du skal sikre god beredskap, varsling og krisekommunikasjon?

Våre gratis e-bøker gir deg en rekke gode råd og tips.

Last ned gratis e-bøker her

Bjørn H Stuedal

F25

Message History

Delivery option(s)